ご提言等の内容（新型コロナウイルス感染症対応に係る行政文書の扱いについて）

受付年月日

2023年02月27日

回答年月日

2023年03月13日

テーマ

新型コロナウイルス感染症対応に係る行政文書の扱いについて

提言内容

香川県の新型コロナウイルス感染症対応に係る行政文書の取り扱いについて、質問と改善を提案します。
《質問》
昨年（2022年）5月に提案を行った際に、前知事より以下の回答を得ています。
ページID：32709、公開日：2022年5月27日
ご提言等の内容（まん延防止等重点措置を国に要請する際の意思決定手続きの検証について）【受付年月日2022年5月9日、回答年月日2022年5月17日】
「要請に関する行政文書については、ホームページなどで公表することを現時点では考えておりませんが、適切に取り扱っております。」との回答を得ています。
香川県公文書等の管理に関する条例に基づく簿冊管理簿（令和3年12月28日現在のデータ）を、令和5年2月14日に公表【ページID：6733、簿冊情報検索システム】されていますが、素人では、どの簿冊名か分かりません。
これまで香川県が国に対して要請してきた「まん延防止等重点措置」【（1）令和3年8月20日～9月30日、（2）令和4年1月20日～3月21日】に係る公文書と、必要性を検討・決断した資料を含む行政文書を閲覧したいので、それらの簿冊名を教えてください。
新型コロナウイルス感染症に係る事態について、政府は、「行政文書の管理における「歴史的緊急事態」について」（令和2年3月10日閣議了解）に基づき、行政文書の管理に関するガイドライン（平成23年4月1日内閣総理大臣決定。以下「ガイドライン」という。）第3に規定する「歴史的緊急事態」に該当するものとされました。
さらに、「新型コロナウイルス感染症対策の基本方針（政府対策本部決定）」においても、「政府は、今般の新型コロナウイルス感染症に係る事態がガイドラインに基づく「歴史的緊急事態」と判断されたことを踏まえた対応を行う。地方公共団体も、これに準じた対応に努める。」と明記され、地方公共団体も政府の「歴史的緊急事態」と同様な対応が求められています。
政府の各府省庁のホームページにおいては、「歴史的に重要な政策事項」として「新型コロナウイルス感染症に係る事態への対応」としていることを公表しています。
香川県のこれまでのコロナ対応では、歴史的緊急事態に指定された趣旨や基本的対処方針の趣旨に基づく国民への分かりやすい情報提供や情報公開・説明が適切に実行されているとは言い難いと感じています。
《改善提案（1）》
政府が、コロナウイルス感染症に係る事態を、ガイドライン第3に規定する「歴史的緊急事態」に該当するものと閣議決定したこと、「新型コロナウイルス感染症対策の基本方針（政府対策本部決定）」にて、地方公共団体もこれに準じた対応に努めると明記された趣旨に基づいて、香川県におけるコロナウイルス感染症に係る事態を、香川県公文書等の管理に関する条例において、「歴史的緊急事態」に相当する対応をとることを提案します。
《改善提案（2）》
香川県がこれまで行ってきたコロナ対応に係る行政文書や簿冊は保存期間に限らず、歴史的緊急事態に指定された趣旨に基づいて、保存期間満了後の措置として、香川県立文書館に移管することで統一すべきです。
少なくとも、これまでの香川県のコロナ対応に関する振り返りや検証が行われるまでは、保存期間が1年未満の行政文書においても廃棄することはやめてください。
以下、ホームページにて公表されている簿冊情報検索システム【ページID：6733】から検索した簿冊名です。保存期間の満了後の措置で、令和3年度の新型コロナウイルス感染症対策協議会に関する簿冊が廃棄される扱いとなっています。令和3年度のこの協議会では、飲食店への時短要請を発出することを了承したとても重要な意思決定が行われていますので、絶対に廃棄してはいけない行政文書にもかかわらず、廃棄する扱いとなっています。
さらに、この協議会資料や公文書管理法に基づく適切な議事録が作成されておらず、公表もされていないので、県民の知る権利を侵すだけでなく、情報を隠ぺいしようとする県の姿勢にがっかりしています。
【公表されている簿冊名の例】
令和元年度・新型コロナウイルス感染症対策協議会（保存期間5年、満了後の措置：移管）
令和2年度・新型コロナウイルス感染症対策協議会（保存期間5年、満了後の措置：移管）
令和3年度・新型コロナウイルス感染症（協議会等）（保存期間5年、満了後の措置：廃棄）
《改善提案（3）》
行政文書管理法とガイドラインの趣旨にのっとった形での、香川県新型コロナウイルス感染症対策協議会の資料と議事録を公開するように改善してください。
現在、香川県では、対策協議会資料はすべて非公開となっています。最低限として、飲食店への時短要請を行うことを了承した際の資料と議事録は公開してください。

回答内容

メールを拝見しました。

まん延防止等重点措置の適用についての政府対策本部長への要請に係る文書を綴り込んでいる簿冊は、「（完結年（度））令和3年―（簿冊名）対策本部―（保存期間）10年―（行政機関名）健康福祉部―（管理所属）健康福祉総務課―（保存期間満了時の措置）移管」で検索できますが、現時点で、広く縦覧に供しているものではありません。

また、新型コロナウイルス感染症に係る事態については、国において歴史的緊急事態に該当するものとされたことから、本県でも、香川県公文書等の管理に関する条例などに基づき、会議等の記録その他の対応の経緯等については、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き文書を作成することとしており、当該文書の保存期間はそれぞれ適切な期間を設定するとともに、その保存期間満了時には、原則として文書館へ移管することが適当であることを、全庁内に周知しています。

ご指摘いただいた令和3年度の新型コロナウイルス感染症対策協議会に関する簿冊の保存期間満了時の措置については、「移管」と分類すべきところを誤って「廃棄」と分類しており、誠に申し訳ございません。

今回のご指摘を受けて、これ以外の新型コロナウイルス感染症に関する行政文書（歴史公文書等）の保存期間満了時の措置についても再度確認を行っておりますので、「香川県簿冊情報検索システム」への訂正反映までにはしばらく時間が掛かることについて、ご理解いただきますようお願いいたします。

いただきましたさまざまなご意見・ご提案も参考にしながら、今後も、適切に新型コロナウイルス感染症対策・文書管理に努めてまいります。

まん延防止等重点措置に関すること：健康福祉総務課
行政文書の取り扱いに関すること：総務事務集中課
香川県新型コロナウイルス感染症対策協議会に関すること：感染症対策課